Phần mềm, hệ thống mới nâng cao khả năng đáp ứng tiết kiệm thời gian cho thợ dập

Những cải tiến công nghệ hiện đại, đặc biệt là Công nghiệp 4.0, có thể đã làm cho các hệ thống ERP cũ trở nên lỗi thời. Năm dấu hiệu sẽ cảnh báo cho các nhà sản xuất và thợ đóng dấu rằng đã đến lúc phải nâng cấp

Hầu hết các nhà sản xuất tem đã tích hợp một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của một số loại trong thập kỷ qua. Rất có thể nó đã mở ra những cải tiến và hiệu quả của hệ điều hành chưa từng có trước đây. Tuy nhiên, những cải tiến công nghệ hiện đại – đặc biệt là Công nghiệp 4.0 – có thể đã khiến các hệ thống ERP cũ đó trở nên lỗi thời.

Giờ đây, việc cập nhật hệ thống của họ bằng các tính năng của Công nghiệp 4.0 trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết để họ không phải dựa vào những hệ thống lỗi thời. Phần mềm ERP ngày nay khai thác dữ liệu để các nhà sản xuất có thể đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn. 

Dưới đây là năm dấu hiệu cho thấy hệ thống ERP của bạn đã lỗi thời.

1. Thiếu dữ liệu thời gian thực

Tốc độ tiếp cận thị trường và việc ra quyết định quan trọng trong quá trình sản xuất là những lợi thế cạnh tranh. Điều đó có nghĩa là mỗi phút đều có giá trị. Thời gian là tiền bạc, và việc đào bới dữ liệu rất tẻ nhạt và tốn thời gian. 

Khoảng thời gian quan trọng đó bị lãng phí khi nhân viên trên sàn sản xuất và ở văn phòng phía trước phải chờ báo cáo được tạo ra để thực hiện các động thái tiếp theo của họ. Phần mềm ERP sản xuất hiện đại cung cấp cho người dùng cá nhân quyền truy cập vào các báo cáo họ cần chỉ bằng một cú nhấp chuột từ bảng điều khiển của riêng họ.

Các tính năng di động và truy cập đám mây cũng rất quan trọng đối với những người trong lĩnh vực này, cho dù đối với nhóm bán hàng, nhân viên từ xa hay kỹ thuật viên phục vụ khách hàng. Có thông tin kinh doanh cập nhật về mức tồn kho, đơn bán hàng và vị trí của mọi thứ trong chu kỳ sản xuất là rất quan trọng. 

Hệ thống ERP của bạn nên cho phép truy cập chỉ bằng một nút bấm và trên bất kỳ thiết bị di động nào đối với những thông tin này và các loại thông tin khác để giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, thu được nhiều doanh số hơn và làm hài lòng khách hàng.

2. Quá phức tạp cho người dùng

Mọi người trong tổ chức của bạn có cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm ERP của bạn không? Họ có sử dụng nó ở tất cả? Hoặc bạn đang tìm thấy ngày càng nhiều nhân viên sử dụng các giải pháp thay thế để hoàn thành các nhiệm vụ mà hệ thống ERP của bạn phải có khả năng xử lý?

Bạn cũng có thể thấy mình đang thuê các lập trình viên phần mềm để viết các khả năng mới vào phần mềm ERP của bạn. Không thể tránh khỏi, những nỗ lực như vậy có thể sẽ khiến nó trở nên phức tạp hơn — làm chán nản việc chấp nhận của người dùng thay vì nâng cao nó.

Thiếu sự tham gia của nhân viên và những lời phàn nàn kinh niên về mức độ thách thức của một hệ thống và mất bao nhiêu thời gian để nhập và trích xuất dữ liệu là những dấu hiệu cho thấy một hệ thống ERP không hiệu quả. 

Phần mềm ERP ngày nay được trang bị các giao diện trực quan, giúp chúng dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Ví dụ: trang tổng quan được định cấu hình dựa trên vai trò biến dữ liệu thành thông tin có thể sử dụng được mà không cần khai thác vào năng lực CNTT. Hướng dẫn công việc tự động giải quyết sự kế thừa lực lượng lao động. Việc hợp nhất dữ liệu máy móc và hiệu suất tài chính có thể xác định chính xác nơi có lợi nhuận thực sự đang xảy ra hay không. Phần mềm ERP bao gồm các công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh. Khả năng tiếp cận ở mọi nơi của nó hỗ trợ khả năng phản hồi nhanh chóng, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian và dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Ngoài ra, các nhà cung cấp hệ thống ERP uy tín sẽ bao gồm đào tạo như một phần trong quá trình triển khai ERP của họ và cung cấp hỗ trợ để khuyến khích người dùng chấp nhận. Hãy chắc chắn để tận dụng nó.

3. Phụ thuộc vào nhiều nền tảng

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm ERP hiện nay là khả năng giảm thiểu dữ liệu trùng lặp và công việc trùng lặp. Mục tiêu chính của bất kỳ hệ thống ERP nào là tạo ra hiệu quả và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và làm việc cùng nhau như một nhóm hướng tới cùng một mục tiêu. Khi các cá nhân và bộ phận sử dụng nhiều hệ thống hoặc công cụ bổ trợ không được tích hợp vào hệ thống ERP của bạn, đó là một công thức dẫn đến thông tin sai lệch.

Nếu bạn đang sử dụng các hệ thống không được tích hợp hoặc một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) riêng biệt, bạn có thể đang bỏ lỡ các cơ hội về năng suất và lợi nhuận. 

Hệ thống ERP hiện đại hợp nhất các phòng ban khác nhau với một hệ thống công nghệ duy nhất thay vì tách chúng thành các hầm chứa với các công cụ quản lý khác nhau của chúng. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần phải từ bỏ các hệ thống đang hoạt động cho bạn. Ví dụ, nếu bạn thích sự đơn giản của QuickBooks®, các công nghệ ERP mới hơn có thể tích hợp liền mạch với nhiều nền tảng hiện có và không cần phải phức tạp và khó khăn. Tự động hóa quy trình làm việc trong các hệ thống mới này đã đẩy các quy trình phức tạp đến hậu trường, cho phép người dùng phân tích dữ liệu; đưa ra quyết định nhanh chóng; và tránh những lần gõ phím dài dòng, gây khó chịu.

4. Vẫn thực hiện các quy trình thủ công

Trong thời đại mà việc phụ thuộc vào máy tính và kết nối trực tuyến đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta và là điều bắt buộc để thành công trong kinh doanh, thì việc các nhà sản xuất vẫn phải dựa vào các quy trình kinh doanh thủ công là không cần thiết. 

Bộ phận tài chính của bạn có thể chạy các báo cáo đối chiếu cuối tháng theo cách thủ công. Bộ phận bán hàng có thể gửi đơn đặt hàng qua thư liên văn phòng. Các kỹ sư có thể định tuyến các giấy tờ để được phê duyệt mà không cần theo dõi xem họ đang ở đâu trong quá trình phê duyệt hoặc họ đang ngồi trên bàn của ai.

Công nghệ ERP nhằm mục đích tự động hóa các quy trình sử dụng nhiều lao động và giữ cho dòng công việc hoạt động trơn tru. Khi ERP của bạn không đạt được những chức năng cơ bản nhất này, đã đến lúc xem xét một hệ thống được nâng cấp.

5. Thiếu hỗ trợ

Khi các hệ thống cũ cũ đi, chúng thường yêu cầu nhiều cuộc gọi hơn đến trung tâm hỗ trợ khách hàng hoặc bàn trợ giúp của nhà cung cấp phần mềm. Để giải quyết các vấn đề, các kỹ thuật viên thường cần phải thực hiện nâng cấp hoặc bảo trì.  

Tuy nhiên, cuối cùng, sức mạnh tính toán của các hệ thống cũ không thể theo kịp với hàng núi dữ liệu được tạo ra trong môi trường kinh doanh ngày nay. 

Điều này có thể dẫn đến hiệu suất chậm hơn, tăng thời gian chết và dễ bị vi phạm bảo mật hoặc tấn công mạng. Một số ứng dụng phần mềm ERP thậm chí có thể trở nên lỗi thời hoặc không còn được hỗ trợ.

Việc thiếu hỗ trợ sẵn có không chỉ là vấn đề với các hệ thống ERP cũ; Điều quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống ERP mới của bạn có những người sẽ ở đó để hỗ trợ nó. Việc chọn đúng nhà cung cấp ERP cũng quan trọng như việc chọn đúng phần mềm. Nhà cung cấp có thể giúp bạn qua từng giai đoạn, bao gồm khám phá, lựa chọn, triển khai, tùy chỉnh, đào tạo người dùng và hỗ trợ liên tục.