Nắm vững quy trình báo giá trong chế tạo kim loại tùy chỉnh

Tại một số thời điểm, tất cả các nhà sản xuất tùy chỉnh phải giành được công việc kinh doanh mới để duy trì hoạt động của cửa hàng và công việc kinh doanh mới sẽ được thực hiện trong quá trình báo giá. Điều gì về việc trích dẫn khiến nó vừa phấn khích vừa đáng sợ?

Giả sử công ty chế tạo của bạn có sự kết hợp giữa hoạt động kinh doanh lặp đi lặp lại và không lặp lại (nghĩa là tập trung vào dự án). Một nửa nhu cầu của bạn có thể dự đoán được và một nửa thì không. Trừ khi bạn nhận ra việc trích dẫn là một “quá trình”, bạn nhất định phải chịu sự nhầm lẫn, bắt đầu và dừng lại, thất vọng, và các mô tả không tốt khác. Nó có thể là một bài kiểm tra thực sự về ý chí đối với những người trong công ty của bạn.

Có tổ chức

Một cách để phát triển một quy trình trích dẫn có kỷ luật là thông qua lập bản đồ quy trình. Khi bạn lập bản đồ quy trình, bạn sẽ thấy rằng việc trích dẫn yêu cầu thông tin từ toàn công ty. Bán hàng cung cấp đầu vào của khách hàng; kỹ thuật cung cấp thông tin thiết kế và kỹ thuật; sản xuất cung cấp thông tin về khả năng và năng lực; chuỗi cung ứng và nhân viên mua hàng cung cấp dữ liệu về tính sẵn có và chi phí của nguyên vật liệu; và tài chính cung cấp thông tin về vốn lưu động. Không có gì ngạc nhiên khi quá trình trích dẫn vừa phấn khích vừa đáng sợ. Bạn có rất nhiều đầu bếp trong nhà bếp!

Trước khi bạn bắt đầu lập bản đồ, hãy xác định ai cần tham gia. Chúng tôi chỉ xác định hầu hết các chức năng có liên quan. Ngay cả khi tất cả những người này không trực tiếp tham gia, quan điểm của họ vẫn cần được thể hiện. Vì vậy, ngoài lãnh đạo cao nhất, nhóm cải tiến quy trình báo giá có thể bao gồm kỹ sư, giám đốc bán hàng, đại diện dịch vụ khách hàng, giám đốc sản xuất, giám đốc chuỗi cung ứng và giám đốc tài chính và kế toán. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm mọi người từ tất cả các cấp trong tổ chức, để bạn liên quan đến một số người thực sự làm công việc trích dẫn.

Quyết định xem bạn sẽ lập bản đồ quy trình báo giá trong một lần rơi (có thể tại một khóa tu một ngày, ngoài địa điểm) hay trong các đợt ngắn (có thể là các phiên họp kéo dài hai giờ tại nhà máy trong vài ngày).

Bạn gần như đã sẵn sàng để bắt đầu lập bản đồ, ngoại trừ một mục còn thiếu — các quy tắc cơ bản. Những điều này mang lại kỷ luật cho quy trình. Bạn có thể có các quy tắc cơ bản khác nhau dành riêng cho môi trường của bạn, nhưng một số quy tắc cơ bản có thể bao gồm:

1. Bắt đầu và kết thúc phiên lập bản đồ đúng giờ.
2. Hãy tôn trọng lẫn nhau.
3. Mỗi lần chỉ nên nói một người.
4. Cố gắng hiểu quan điểm của người khác.
5. Đừng để thiết bị điện tử làm gián đoạn dòng chảy của các phiên làm việc.

Xác định trạng thái hiện tại

Bạn đã tập hợp nhóm của mình. Bây giờ đã đến lúc bắt đầu lập bản đồ. Đầu tiên, xác định trạng thái hiện tại của quá trình trích dẫn. Trong ví dụ giả định của chúng tôi, phạm vi sẽ là các báo giá tập trung vào dự án, đơn giản là vì khách hàng đã nhiều lần nói rằng việc quay vòng chậm của các loại báo giá này là một điểm yếu.

Bạn đã yêu cầu người quản lý cải tiến quy trình tinh gọn của công ty bạn tạo điều kiện. Cô ấy có hiểu biết chung về doanh nghiệp và đã chứng minh được kinh nghiệm triển khai Lean. Cô ấy sẽ giữ cho nhóm dự án tập trung, giảm thiểu sự gián đoạn và là một nguồn lực khách quan. Nếu không có người hỗ trợ, nhóm dự án sẽ khó đi đến kết luận thành công. Ý kiến ​​mạnh mẽ và làn da mỏng có thể cản trở tiến trình. Người điều hành làm việc thông qua tất cả những gián đoạn tiềm ẩn đó.

Ánh xạ quy trình trạng thái hiện tại bắt đầu từ từ. Một vài ghi chú Post-It được đặt trong các đường bơi tương ứng, nhưng chúng chưa kể câu chuyện. Người điều hành đặt nhiều câu hỏi để làm rõ các ghi chú cụ thể. Các thành viên khác nhau trong nhóm bắt đầu xây dựng những gì nhau đang nói hoặc viết. Bây giờ có một số động lực.

Khi chi tiết trên bản đồ quy trình bắt đầu được điền vào, sẽ trở nên rõ ràng nơi thiếu các phần tiếp theo, quá trình nhập dữ liệu kép đang xảy ra và các phần thông tin quan trọng không được xác định. Nó cũng trở nên rõ ràng nơi xảy ra sự cố quy trình và làm thế nào những sự cố đó kéo dài thời gian hoàn thành một báo giá.

Khi nhóm dự án lùi lại bản đồ quy trình ở trạng thái hiện tại, mọi người sẽ thấy những điểm yếu, sự cố, dư thừa và cạm bẫy về thời gian. Dựa trên những gì họ đã học được từ phân tích trạng thái hiện tại, người điều hành chuyển hướng của nhóm sang sự phát triển của trạng thái trong tương lai.

Xác định trạng thái tương lai

Bản đồ quy trình trạng thái trong tương lai hiển thị những gì bạn có thể làm. Đừng để bị cản trở bởi cách hoàn thành công việc ngày hôm nay. Người hỗ trợ giúp các thành viên trong nhóm dự án hiểu rằng họ cần phải mở rộng tư duy của mình. Khi nhóm động não, đại diện dịch vụ khách hàng đưa ra một ý tưởng nghe có vẻ kỳ quặc. Thông hoạt viên tiếp nhận nó một cách tiến bộ, tôn trọng ý tưởng và xếp nó vào danh sách những ý tưởng đã được cân nhắc kỹ lưỡng.

Chắc chắn, kỹ sư trong nhóm xây dựng dựa trên ý tưởng đó, dẫn đến việc khám phá rất hiệu quả một cách mới để thực hiện quy trình báo giá. Nếu đại diện dịch vụ khách hàng không có ý tưởng có vẻ kỳ quặc đó, nhóm dự án có thể đã không bao giờ đạt được trạng thái trong tương lai mà nhiều người đã nói, “Chà, tôi chưa bao giờ nghĩ đến điều đó!”

Khi lập bản đồ trạng thái trong tương lai, hãy tìm cách kết hợp hoặc loại bỏ các nhiệm vụ, sắp xếp lại hoặc phân bổ lại công việc và sử dụng công nghệ hiện có để giải quyết các điểm yếu và đẩy nhanh quá trình. Quy trình báo giá ở trạng thái tương lai nên loại bỏ những bất ngờ, giảm rủi ro và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bước cuối cùng là xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và tương lai. Những khoảng trống này thể hiện công việc bạn cần làm để đạt được quy trình báo giá được cải thiện. Biết rằng không chắc bạn sẽ đạt được mọi thứ, nhưng đừng để điều đó cản trở bạn quyết liệt và vươn xa.

Các phương pháp hay nhất trong trích dẫn

Để việc báo giá diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, tất cả các bên phải có hiểu biết chung về thời gian. Một kế hoạch được lập thành văn bản xác định thời gian cho tất cả mọi người tham gia vào việc trích dẫn, cùng với thời hạn nhất định và ngày để đạt được các mốc quan trọng trong suốt chặng đường, sẽ giúp quá trình đi đúng hướng.

Những người ra quyết định cần hiểu rõ thời điểm yêu cầu vốn lưu động. Ví dụ: giả sử bạn phải mua các vật liệu đắt tiền sớm trong quá trình thiết kế và xây dựng nhưng không thể lập hóa đơn cho công việc cho đến khi sản phẩm xuất xưởng. Công ty của bạn phải có khả năng tài trợ cho vật liệu có thời gian thực hiện dài, hoặc bạn phải thu xếp để nhận được khoản thanh toán theo tiến độ sớm hơn. Dù bằng cách nào, hiểu rõ ràng về thời điểm là rất quan trọng để thành công.

Bạn có thể thấy rằng công cụ có thể là một vấn đề. Nếu bạn có thể sử dụng dụng cụ mềm hoặc sử dụng lại dụng cụ hiện có, bạn có thể tránh bất kỳ cam kết lớn nào đối với chi phí dụng cụ. Mặt khác, nếu bạn đầu tư vào công cụ cứng, bạn phải hiểu ai sở hữu tài sản công cụ đó, bạn hay khách hàng. Nếu bạn sở hữu dụng cụ, bạn sẽ phân bổ nó như thế nào trên một số khối lượng sản phẩm?

Quá trình báo giá là cơ hội đầu tiên để bạn bắt đầu quản lý rủi ro. Một số rủi ro phụ thuộc vào tình huống riêng của nhà chế tạo, nhưng hầu hết là những rủi ro phổ biến trên diện rộng, chẳng hạn như đặt nhiều công việc hơn với một khách hàng đã lớn (có tất cả trứng của bạn trong một giỏ) và rủi ro vượt quá công suất trên một thiết bị đã bị hạn chế. Ý tưởng là để bạn hiểu những rủi ro nào có liên quan đến doanh nghiệp của bạn và bắt đầu mở rộng quy trình báo giá.

Một phương pháp hay nhất về trích dẫn khác là đánh giá mức độ bạn đã cộng tác với khách hàng. Bạn có hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nhau để cả hai bên tận dụng kiến ​​thức đó, và kết quả là cả hai bên đều mạnh mẽ hơn không?

Nói tóm lại, quy trình báo giá là cơ hội để đánh giá xem liệu doanh nghiệp tiềm năng có phù hợp với công ty của bạn hay không. Nếu có, thật tuyệt. Hãy biến nó thành hiện thực. Nếu nó không có ý nghĩa, hãy giẫm đạp cẩn thận. Có thể tốt hơn nếu rời khỏi công việc kinh doanh mới hơn là tiếp nhận một việc mà công ty của bạn không thể đảm đương được.

Không thể nói quá tầm quan trọng của việc trích dẫn hiệu quả. Quy trình báo giá là cửa ngõ biến nhu cầu thành đơn đặt hàng, bán hàng và việc làm có lợi cho lực lượng lao động của bạn. Biến quá trình báo giá của bạn thành một cỗ máy thành công. Đưa nó vào hoạt động!

Công Ty Cổ Phần Thiết Bị và Giải Pháp Cơ Khí Automech – nhà cung cấp các dòng máy gia công kim loại tấm, hàn laser, giải pháp tự động từ những nhà cung cấp nổi tiếng JFY – member of TRUMPF group, Han’s laser, Hawacheon, EKO, Yadon, JQ laser, ABB,…. Automech đã hợp tác với nhiều đối tác thương mại lớn ở trong và ngoài nước nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất đa dạng. Hệ sinh thái sản phẩm đa dạng cùng mức giá hợp lí là điểm cộng to lớn giúp Automech ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng.

Thông tin về sản phẩm vui lòng liên hệ

Hotline: 0987.899.347 – Mr.Toàn

Email: info@demowebvn.com

Website: automech.vn